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  • Frank Schürmann

Die eigenen Finanzen im Überblick behalten – Tipps und Tools für Selbstständige und Freiberufler

Aktualisiert: 30. März

Überraschung, die Auswertungen vom Steuerberater sind da!


Manche Menschen mögen Überraschungen. Es freut sie, wenn der Partner mit einem romantischen Kurztrips in ein Wellnesshotel aufwartet, für das bitte in der nächsten Stunde schon gepackt werden müsste oder wenn die Freunde mit Sekt und Häppchen plötzlich an der Türe klingeln. Andere Menschen wiederum mögen Überraschungen nicht, sie schätzen planbare und strukturierte Abläufe in ihrem Leben. Egal zu welchem Typ Mensch du nun gehörst, ganz sicher hört der Spaß an Überraschungen auf, wenn er unseren Geldbeutel betrifft und ungeplante Ausgaben ins

us schneien.


Das kann passieren, wenn dir der Steuerberater den Abschluss und die Zahlen des vergangenen Jahres übermittelt. Wenn es gut lief überrascht dich vielleicht die Höhe der Steuerzahlung und künftigen Vorauszahlungen, die du zeitnah dem Finanzamt bereitstellen musst. Wenn es nicht ganz so gut lief, erschrecken womöglich die tatsächliche Höhe der Jahresausgaben. Eigentlich war es ja nur mal hier und da eine Rechnung für die notwendigen Services für dein Unternehmen. Du hattest einfach ein anderes Gefühl zu den Einnahmen und Ausgaben.


So sehr ich auch ein gutes Bauchgefühl schätze, empfehle ich im systemischen Business Coaching immer, einige Routinen zu etablieren und sich einen stetigen Überblick über seine Finanzen zu sichern.


Die Gefahr von potenzierenden Effekten


Wenn du grundsätzlich organisiert bist, vielleicht hast du dir sogar in der Vergangenheit bereits ein systemisches Business Coaching gegönnt, kommen die Auswertungen des Steuerberaters früh im Jahr. Du stellst die Daten immer zeitnah bereit, die Auswertungen kommen Mitte bis Ende Q1, so dass du die Weichen noch gut stellen kannst, um im restlichen Jahr noch alles im Blick zu haben.


Wenn du weniger organisiert oder durch dein Business bis zum Anschlag ausgelastet bist, kann es sein, dass du die harten Fakten erst spät oder Ende des laufenden Jahres bekommst. Damit hat sich ein weiteres Geschäftsjahr deiner Kontrolle entzogen und eingetretene Effekte haben sich womöglich weiter potenziert. Nun fallen die Steuerzahlungen für das abgeschlossene, die Vorauszahlungen für das bestehende - aber quasi schon abgelaufene- Jahr und schlimmstenfalls schon Vorauszahlungen für das kommende Geschäftsjahr an.


Um es noch mal praktisch zu verdeutlichen, die Frist zur Abgabe der Steuererklärung durch den Steuerberater für das Jahr 2020 ist am 31.03.2022. Dadurch können im Jahr 2022 folgende Zahlungen an das Finanzamt fällig werden:

  • Einkommenststeuer für 2020,

  • alle Einkommenssteuervorauszahlungen für 2021

  • und die ersten Einkommens


steuervorauszahlungen für 2022

Da kann dann schon einiges zusammenkommen. Aber dieser Worst-Case tritt natürlich nur ein, wenn Du bislang noch keine Vorauszahlungen leisten musstest und jetzt eine bestimmte Gewinnschwelle überschritten hast ab welcher das Finanzamt in der Regel Vorauszahlungen für künftige Einkommenssteuer verlangt.


Veränderungen zu den Vorjahren?


Neben der verzögerten Abgabe von Steuererklärungen stehen weitere unliebsame Überraschungen im direkten Verhältnis zu Umsatz- oder Kostenabweichungen im Vergleich zu den Vorjahren.

Beispiele für solche Abweichungen können sein:

  • dass dein Business durch Umsatzeinbrüche z.B. durch die Corona Pandemie, mit einer niedrigeren Steuerbelastung eingestuft gewesen ist,

  • du stetig steigende Umsätze verbuchst, z.B. weil Dein Geschäft sich grade im Aufbau befindet oder

  • signifikante Kosten der Vorjahre, wie z.B. Abschreibungen auf Anlagevermögen oder geringwertige Wirtschaftsgüter für die Betriebs- und Geschäftsausstattung, wegfallen.

Unliebsame Überraschungen können also auch dann eintreten, wenn du im systemischen Business Coaching alle Weichen für Umsatzsteigerungen gestellt hast. An der Geschäftstätigkeit und den Ausgaben ändert sich weiter nichts, aber durch steigende Umsätze gelten plötzlich höhere Steuersätze.

Der Steuersatz für Alleinstehende liegt bei einem Jahresgewinn (nach Abzug aller Betriebskosten) von 20.000 EUR bei 14%, 40.000 EUR bei 23% und von 60.000 EUR bei 30%. Das ist knapp ein Viertel bis ein Drittel des Einkommens oder Stundensatzes, der für die Steuer berücksichtigen werden muss.


Wenn dann die beschriebene Lücke von 2 Jahren auftritt, bis die Informationen vorliegen und entsprechend reagiert werden kann, kann das schon mal mit hohen Zahlungen an das Finanzamt verbunden sein. Selbst wenn aufgrund alter Steuererklärungen schon eine gute Basis für ein Finanzcontrolling etabliert und Geld beiseitegelegt wurde, macht es einen signifikanten Unterschied, ob durch den veränderten Steuersatz von 20% auf 30% kurzfristig 10.000 EUR mehr bereitgestellt werden müssen (ohne Vorauszahlungen).


Überblick behalten ist kein Zauberwerk - 5 Tipps und Tools


Die gute Nachricht ist, es ist eigentlich recht einfach, jederzeit einen Überblick über seine Finanzen zu haben und im Idealfall seine Steuerzahlung etwas zu optimieren. Zu den Basics, die ich in meinen systemischen Business Coaching Prozessen mit den Klienten etabliere, zählen:


1. Regelmäßige Ablage - idealerweise Ablage +

Ablage ist für manche Menschen eine lästige Übung, aber das A und O, um einen Überblick zu behalten und alles wirklich zu berücksichtigen.


Unter Ablage + verstehe ich die regelmäßige Auflistung aller Ein-und Ausgaben. Dafür gibt es eine Vielzahl von Apps, die Freiberufler und Selbstständige dabei unterstützen können, um ein paar zu nennen: YNAB (You Need a Budget), MoneyControl, Meine Ausgaben, VSB Haushaltsplaner, Meine Finanzen und Mein Geld, Nicht alle dieser Apps entsprechen deutschen Datenschutzbestimmungen – also Vorsicht, wenn dir das wichtig ist.


Wer es lieber etwas oldschool mag behilft sich beim Finanzcontrolling mit einer einfachen Excel Datei für die Einnahme-Überschussrechnung, in die er die jeweiligen Ein- und Ausgangsrechnungen einträgt. Das ist zwar etwas mühseliger, aber du hast deine Daten für dich. Hier empfehle ich eine tägliche Routine zu etablieren, dann ist das fix erledigt. Eine rudimentäre Muster Excel Datei dafür findest du im Internet unter: kostenlose Vorlage Einnahme-Überschuss-Rechnung. Die kannst du noch mit sinnvollen Punkten ergänzen (unterschiedlicher Steuersatz, Ausgabenart, etc.)


Ambitioniertere können auch Programme wie Sevdesk, Wiso, Taxpool oder Lexware benutzen und selber buchen. Diese Programme bieten zusätzlich eine Schnittstelle zum Steuerberater, so dass Du die Daten einfach überspielen kannst. Das spart Geld für den Steuerberater und natürlich enthalten diese Tools auch die Möglichkeit, Umsatzsteuervoranmeldungen automatisiert zum Finanzamt zu übertragen.


2. Zeitnahe Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung und Zahlung der

Eingangsrechnungen

Zeitnahe Aktionen eine Liquiditätsplanung und ein Finanzcontrolling unerlässlich. Ich erlebe in meinen systemischen Business Coachings manchmal die Erwartung, dass wir etwas gegen unliebsame Aufgaben entwickeln können. Das können wir nicht. Aber wir können an der Motivation oder an hemmenden Blockaden arbeiten und den Vorteil eines funktionierenden Finanzcontrollings herausfinden. Denn je eher die Rechnung an Kunden ausgestellt ist, desto eher wird die Zahlung auf dem Konto eingehen.

Die Zahlungen der Kunden bitte nachalten und ggf. mahnen. Eine freundliche Zahlungserinnerung sollte niemanden abschrecken, schließlich wurde deine Leistung in der Regel schon erbracht. Eigene Zahlungen der Ausgaben nicht zu lange aufschieben, wenn du über den Stand deines Bankkontos checkst, wie der aktuelle Stand deines Unternehmens ist.


3. Steuerzahlungen im Blick behalten

Wer jederzeit seinen aktuellen Stand des Betriebsgewinns (Einnahmen abzüglich Ausgaben) kennt, kann in sogenannten Einkommenssteuergrundtabellen seine zu erwartende Steuerbelastung ablesen. Natürlich kommen hier noch Anpassungsbuchungen für z.B. Abschreibungen zum Jahresende hinzu, die den Gewinn weiter mindern. Trotzdem geben diese Tabellen eine ganz gute Einschätzung, die dann eher zu hoch als zu niedrig ist. Es kommt dann also lediglich zu der positiven Überraschung im Nachgang, dass mehr Gelder zur freien Verfügung stehen, als gedacht.


4. Ausgaben und Investitionen planen

Ein gewisser Spielraum um seine Steuerbelastung zu beeinflussen besteht zum Jahresende. Ausgaben oder Investitionen, die sowieso in den nächsten Monaten des Folgejahres getätigt werden müssen, können in Fällen, wo der betriebliche Gewinn geschmälert werden soll, vorgezogen werden. Hierbei die Grenzen für Abschreibungen oder geringwertige Wirtschaftsgüter beachten, damit der Aufwand auch noch im laufenden Jahr komplett gebucht werden kann.

Analog wenn im laufenden Jahr bereits ausreichend Kosten vorhanden sind, können Ausgaben ins kommende Jahr verschoben werden.


5. Unterjährig Rücklagen bilden

Wenn gewisse liquide Mittel nicht permanent zur Verfügung stehen oder kurzfristig verfügbar gemacht werden können, empfiehlt es sich, unterjährig Rücklagen für künftige Verbindlichkeiten aufzubauen. Praktischerweise bieten einige Banken dafür kostenlose Unterkonten zum Geschäftskonto an, die es einem gezielt ermöglichen, für die Umsatz- oder Einkommenssteuer Beträge auf dem entsprechenden Unterkonto zur Seite zu legen.


Wenn du eine individuelle Lösung bevorzugt, besteht natürlich die Möglichkeit, gemeinsam in einem Systemischen Business Coaching ein speziell auf deine Bedürfnisse zugeschnittenes Finanzcontrolling zu entwickeln. oder in einem Psychologischen Business Coaching an inneren Blockaden zu arbeiten, sollte es dir einfach nicht gelingen, für dich selbst aktiv Routinen zu erarbeiten und am Ball zu bleiben.


Viel Erfolg!

Frank Schürmann

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